La grande question des demandes de congés annuels en été.

Les demandes de congés annuels pour les mois de juillet et août (autres que Noël) augmentent considérablement. Les parents qui jonglent avec la garde de leurs enfants sont généralement les premiers à déposer leurs demandes auprès de nombreux collègues peu de temps après – tout simplement parce que c’est l’été !

Comment les entreprises peuvent-elles donc gérer équitablement l’afflux de demandes de congés annuels sans nuire à leurs activités ?

Suivez nos 5 façons simples de gérer les demandes de congés annuels d’été
Étape 1 Politique en matière de congés annuels

Cela semble simple, mais la mise en place d’une politique annuelle structurée est la première règle pour gérer équitablement les congés annuels.

Que vous soyez une start-up, une petite entreprise ou une organisation internationale, la mise en place d’une politique de congé annuel doit être l’une des premières choses que vous administrez. Après tout, chaque employé a droit à un congé annuel.

Quel que soit le droit au congé annuel offert par votre entreprise, veillez à ce qu’il soit documenté. Les employés à temps plein ont-ils tous le même nombre de jours de congé ? Votre entreprise fonctionne-t-elle le week-end et les jours fériés et demande-t-elle par conséquent que les congés annuels soient pris à des moments différents ? Avez-vous une pratique comptable qui exige que le congé annuel ne soit pas pris à la fin de mars ou au début d’avril en raison du calendrier fiscal ? Quelle que soit votre politique, veillez à ce qu’elle soit documentée.

  • Considérations à prendre en compte lors de l’élaboration d’une politique de congé annuel ;
  • Le droit aux jours fériés au Royaume-Uni, y compris les jours fériés, est de 28 jours (si une semaine standard de cinq jours est travaillée)
  • En tant qu’employeur, vous pouvez choisir de payer des jours supplémentaires au titre d’un avantage social amélioré, mais ce n’est pas une obligation.
  • Examinez si les congés annuels augmentent en raison de la durée de service.
  • Prenez en considération les travailleurs à temps partiel et à horaire irrégulier ; les droits aux congés doivent être calculés au prorata.
  • Tenez compte de vos activités et de vos périodes de pointe. Souhaitez-vous que les congés annuels soient pris pendant votre semaine la plus chargée ? Le droit aux congés peut être limité en dehors de ces périodes. Les salariés n’ont pas automatiquement le droit de choisir le moment où ils prennent leur congé annuel.
  • Réfléchissez au nombre de salariés qui pourraient être en congé annuel à tout moment et fixez un maximum pour que l’impact sur l’activité soit sensiblement réduit.
  • Fixez un délai de préavis. Si vous avez écrit que tous les congés annuels doivent être pris au moins xx jours avant leur présentation, vous vous accorderez le temps de réfléchir aux besoins de l’entreprise avant de donner votre accord.

Étape 2 : Examiner les objectifs et les résultats attendus de l’entreprise

Si tous vos employés, ou la plupart d’entre eux, demandaient les mêmes deux semaines de congé pendant l’été, pourriez-vous y arriver ? Votre entreprise pourrait-elle fonctionner avec un effet minimal sur la livraison ? Si c’est le cas, utilisez-le à votre avantage. Par exemple, de nombreuses industries manufacturières ont une période d’arrêt de deux semaines en été. La raison en est que l’industrie est calme et dépend d’une chaîne d’approvisionnement. Il est donc plus facile d’accorder un congé annuel si l’entreprise est calme, tant du point de vue du client que de la chaîne d’approvisionnement.

Si votre entreprise est complètement à l’opposé et qu’elle connaît ses périodes de pointe en été, cela peut également être un élément à prendre en compte dans la politique des congés annuels. Les employés n’ont pas automatiquement le droit de choisir le moment de leur congé annuel.

Si, comme c’est le cas dans de nombreuses entreprises, il n’y a pas de périodes de pointe ou de vaches maigres pendant l’été, mais que vous êtes tout de même touché par la demande de congés annuels, réfléchissez au nombre de personnes nécessaires dans le service ou l’entreprise dans son ensemble pour fournir le nécessaire, et envisagez un congé “seulement 2, 4, 5 à n’importe quelle période”. Là encore, les employés n’ont pas le droit de choisir le moment de leur congé annuel.

Étape 3 Règle du premier arrivé, premier servi

Il n’y a pas de règle stricte pour l’approbation des demandes de congé annuel, surtout en période de forte affluence comme l’été, mais vous pouvez toujours considérer le principe du “premier arrivé, premier servi”, surtout si vous appliquez la règle du “pas plus que”.

Là encore, il n’y a pas de moyen facile de gérer les demandes de manière équitable, mais si tous les employés se voient accorder le même droit aux congés à la même période de l’année, la règle du “premier arrivé, premier servi” est généralement acceptable pour tous.

Il faut juste garder à l’esprit que les employés reçoivent leurs demandes en premier. Sont-ils toujours à l’origine de leurs demandes et demandent-ils les principales semaines de vacances d’été ? Envisagez un système de rotation pour que les autres membres de l’équipe ne se sentent pas mécontents si leur collègue obtient toujours les principales semaines de congé d’été.

Étape 4 Planifier l’avenir

Au fur et à mesure que les demandes de congé annuel arrivent, il faut tenir compte du délai de préavis. Ont-ils donné une semaine de préavis ? Deux, trois ou quatre ? Plus le délai de préavis est long, plus vous pouvez prévoir leur absence. Si vous avez une politique écrite en matière de congé annuel, l’un des points essentiels doit être un préavis adéquat.

Si vous disposez d’un préavis suffisant pour les employés en vacances pendant l’été, et que ce préavis s’étend probablement de début juillet à la mi-septembre, vous pouvez planifier les objectifs et les résultats à atteindre autour (ou en dehors) de ces mois. Par exemple, si vous avez un employé en congé chaque semaine pendant cette période, et que vous fonctionnez comme une main-d’œuvre squelettique – il serait vain d’ajouter une charge de travail supplémentaire comme des événements.

Étape 5 Gestion des dossiers

Un autre simple, mais qui est facilement manqué par les services occupés. Votre entreprise dispose-t-elle d’un système de gestion des vacances facile à utiliser, qui fait généralement partie d’une solution logicielle globale de gestion des ressources humaines et qui est facilement accessible aux RH, aux responsables et aux employés ?